Blog – Club da escala

AVISO: Esse e-mail foi baseado no que vocês falaram!

Dessa vez, a sugestão veio da Irmã Adriana, que, olha, ela tinha coisa pra dizer, viu?

Quer que sua ideia seja colocada aqui?

É só ir até o final do blog que tenho um link para você fazer essas sugestões!

Faaala, advogado!

Vendo que essa era uma dúvida forte sobre gestão e fluxo de processos, decidi focar nesse assunto, até porque é fato: segundo uma pesquisa do Thomson Reuters, 67% dos advogados gastam mais de 40% do tempo em tarefas que não geram negócios ou honorários.

Aí como mantemos o escritório de pé, né? É custo operacional pra cá, custo de divulgação pra lá… é normal ficar perdido no meio disso tudo, especialmente se estamos falando de uma “EUquipe”, onde você tá tendo que fazer tudo sozinho ou sua equipe te dá muito retrabalho nesse processo…

E ser excelente tecnicamente e fechar bons contratos não te ajuda quando sua operação interna é um caos: O processo demora semanas para ser distribuído porque falta um comprovante de residência que ninguém pediu. A petição fica parada na mesa do advogado porque ele teve que parar para gerar um link de assinatura. 

Sei bem que vocês misturam o trabalho intelectual (que vale muito) com o trabalho braçal (que deveria ser delegado) e ficam presos no operacional, sem tempo pra pensar no que é melhor para o seu negócio, sem tempo para passar com sua própria família.

Vou mostrar o passo a passo exato que vai te tirar dessa corrida dos ratos pra construir uma advocacia de elite.

Passo 1: O cliente fechou. Quem assume? (A Controladoria/Secretaria)

O advogado (ou o setor comercial) fechou o contrato. A partir desse exato segundo, o trabalho braçal sai da mão do advogado e vai para a Controladoria Jurídica (que, em escritórios menores, pode ser exercida por uma secretária bem treinada ou um assistente administrativo).

É a Controladoria que faz o cadastro completo do cliente no sistema interno de gestão. É ela quem gera o contrato de honorários e a procuração usando modelos padronizados. É ela quem envia o link de assinatura digital para o cliente e acompanha até que tudo esteja assinado.

O advogado não gera link. O advogado não preenche RG e CPF em cabeçalho de contrato. O tempo dele é caro demais para isso.

Passo 2: A caça aos documentos e o poder do Checklist

Contrato assinado, agora precisamos dos documentos para a ação. Quem pede? A Controladoria. Mas ela não pede “de cabeça”. Ela usa um Checklist Obrigatório.

Se você não sabe o que é um checklist na prática, pense nele como a receita de um bolo. Se faltar o fermento, o bolo sola. Se faltar o comprovante de endereço, o juiz manda emendar a inicial.

Por que o checklist é necessário?

Porque a memória humana falha. Quando o escritório tem 10 clientes, você lembra de tudo. Quando tem 100, o caos se instala. O checklist elimina a dependência da memória do advogado e cria um padrão à prova de erros. Ele garante que nenhum processo comece a ser redigido faltando uma peça fundamental.

Como implementar hoje?

Mapeie as 3 ações que o seu escritório mais faz (ex: divórcio, trabalhista, revisão de juros). Para cada uma, abra um documento no Word e liste todos os documentos exigidos por lei e pela jurisprudência local. Pronto. Esse é o seu checklist.

A partir de amanhã, a Controladoria envia esse checklist para o cliente, recebe os arquivos, confere um por um, renomeia no padrão do escritório (ex: “01_RG_NomeDoCliente”) e salva na pasta digital correta. Se faltar algo, a Controladoria cobra o cliente.

O processo só avança para a próxima fase quando a pasta estiver 100% completa. O advogado nunca, em hipótese alguma, deve começar a redigir uma petição faltando documentos. Isso gera retrabalho e paralisa a produção.

Passo 3: O coração da operação (Sistemas Internos de Gestão)

Para que a Controladoria saiba que a pasta está completa e avise a equipe técnica, você precisa de um Sistema Interno de Gestão (um software jurídico).

O que é e por que usar?

Um sistema de gestão não é apenas uma agenda digital. É o “chão de fábrica” do seu escritório. É lá que ficam os dados do cliente, os prazos, o histórico de andamentos e, principalmente, o fluxo de tarefas. Usar planilhas de Excel ou grupos de WhatsApp para gerenciar processos é como tentar pilotar um avião comercial usando um mapa de papel: você vai bater na montanha.

Como fazer isso na prática?

Escolha um software de mercado (como Astrea, Projuris, Aurum, etc.) e crie um fluxo de “esteira de produção”. Quando a Controladoria termina de organizar os documentos, ela não grita na sala ao lado: “Fulano, pode fazer a petição!”. Ela entra no sistema, muda o status do processo de “Aguardando Documentos” para “Pronto para Produção” e cria uma tarefa com prazo para o setor técnico. Tudo fica registrado, rastreável e auditável.

Passo 4: A montagem do processo (O Paralegal ou Estagiário)

Com a tarefa criada no sistema, quem assume agora é o Estagiário ou o Paralegal. A função deles é preparar o terreno.

Eles organizam os fatos em ordem cronológica, separam as jurisprudências aplicáveis, preenchem as planilhas de cálculos iniciais e montam o esqueleto da petição inicial usando os modelos do escritório.

Eles constroem a base factual e documental. Eles não tomam decisões estratégicas, mas entregam a “massa pronta” para o advogado moldar.

Passo 5: O trabalho intelectual (O Advogado)

Agora sim, a tarefa chega na mesa do Advogado.

Ele não precisa procurar documentos. Ele não precisa formatar cabeçalho. Ele recebe um dossiê organizado e um esqueleto de petição. O papel dele é puramente intelectual e estratégico: ele revisa os fatos, aplica a tese jurídica correta, define os pedidos, ajusta a argumentação e assina a peça.

O advogado entra no processo apenas para tomar as decisões que exigem a carteira da OAB e a experiência técnica. Ele faz o trabalho de alto valor agregado em uma fração do tempo que levaria se tivesse começado do zero.

Agora com a Petição finalizada e revisada pelo advogado. Ele vai entrar no PJe, E-SAJ ou Projudi para distribuir? Não. O advogado devolve a tarefa no sistema para a Controladoria Jurídica, que faz a distribuição, salva o comprovante e avisa o CS para comunicar o cliente.

Só que aqui eu preciso ser honesto com você: essa última parte parece simples quando eu escrevo assim, em uma linha. Mas na prática, é onde a maioria dos escritórios trava de verdade.

Como integrar o sistema interno com o PJe? Como treinar a secretária para não errar no protocolo? Como o CS comunica o cliente sem gerar ansiedade desnecessária? Como você monta essa esteira de produção do zero quando ainda é só você e um estagiário? O que muda quando você tem 5, 10, 20 advogados na equipe?

Essas perguntas não cabem em um e-mail. Elas precisam de tempo, quadro branco e um especialista do seu lado para montar o fluxo certo para a sua realidade.

E é exatamente isso que eu vou fazer com você no Caminho para o Milhão.

Nosso evento presencial em São Paulo, nos dias 30 e 31 de Outubro e 01 de Novembro, foi criado para o advogado que quer parar de trabalhar no operacional e começar a construir uma máquina de vendas, alinhar a gestão e focar no que realmente coloca milhões no caixa.

Lá dentro, você vai aprender a montar o fluxo de gestão jurídica que eu descrevi nesse artigo, do cadastro do cliente até o protocolo, com cada etapa detalhada, cada cargo definido e cada sistema configurado. Não teoria. Prática.

A oferta especial já encerrou. Mas se você ainda quer estar no Caminho para o Milhão, ainda dá tempo.

Entre na lista de espera e seja o primeiro a saber de qualquer nova condição que surgir:

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Quem entrou na lista na hora certa aproveitou. Quem entrar agora, pelo menos não fica de fora do evento.

Um beeeeeijo, Euro 🚀

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