Blog – Club da escala

AVISO: Esse e-mail foi baseado no que vocês falaram!

Dessa vez, a sugestão veio da Irmã Edna, que me passou essa sugestão:

Quer que sua ideia seja colocada aqui?

É só ir até o final do e-mail que tenho um link para você fazer essas sugestões!

A escolha foi de falar sobre Automação, uma dúvida frequente que recebo dos meus mentorandos.

Faaala, advogado!

O escritório está fechado, o expediente acabou duas horas atrás, e você ainda está sentado em sua cadeira, reescrevendo aquela petição que o estagiário fez porque ninguém consegue fazer do seu jeito e o prazo é pra amanhã.

O seu café, assim como sua vontade de trabalhar, esfriou – você fica até tarde da noite no serviço e volta pra casa morto. Seus filhos já estão na cama há horas e você, além de exausto, está sem energias pra nada.

Cara, parou pra pensar em quantas vezes você já entregou uma tarefa que você delegou para outra pessoa?

Parou pra pensar em quanto tempo você perde todos os dias?

Quando a demanda cresce e você tenta contratar alguém, o resultado pode acabar sendo de estresse constante, retrabalho infinito e a sensação sufocante de que o seu escritório é um emprego disfarçado que depende 100% de você para sobreviver.

E eu entendo isso, eu já fui esse cara.

Mas o que mudou pra mim foi quando eu aprendi que tem um jeito específico de delegar, um que não me deixava acordado de madrugada pra refazer os projetos dos meus estagiários.

Por que a delegação estruturada é a única saída para a sua advocacia?

Muitos advogados acreditam que a solução para crescer é simplesmente trabalhar mais. Mas o seu dia só tem 24 horas e trabalhar na força bruta tem um limite muito claro. Se você passa 14 horas por dia imerso no operacional, apagando incêndios, quem é que está no comando estratégico fazendo o seu escritório crescer? Cada minuto que você gasta no operacional é um minuto roubado do futuro da sua empresa.

Para que a sua advocacia deixe de ser uma operação de sobrevivência e se torne um negócio de alta performance , você precisa dominar a engenharia da delegação. Não se trata de perder o controle, mas de transferir a execução para focar na estratégia.

Aqui está o jeito de como destrinchar a delegação no seu escritório de forma definitiva, mesmo que você nunca tenha delegado nada na vida e sinta que a sua equipe está completamente perdida:

1. A Regra do Avião (O que delegar primeiro)

Durante a Segunda Guerra Mundial, os engenheiros militares analisavam os aviões que voltavam das missões crivados de balas e queriam reforçar exatamente os pontos atingidos nas asas e cauda. O erro de visão? Os aviões que levavam tiros nos motores simplesmente não voltavam para o hangar.

A lógica no seu escritório é exatamente a mesma. Você não deve começar delegando o “motor” do seu negócio — aquilo que traz o dinheiro direto e exige a sua habilidade única, como uma reunião de fechamento de alto valor. Comece delegando as “asas e a cauda”: as tarefas repetitivas, administrativas e de menor complexidade. Se o colaborador cometer um erro de adaptação nessas áreas, o avião (seu escritório) não vai cair.

2. A Base da Clareza: O que são o RCC e o POP?

Você nunca deve entregar uma tarefa e apenas torcer para que o colaborador adivinhe como você quer que seja feita. Para treinar alguém que não sabe nada sobre os padrões da sua operação, usamos duas ferramentas de gestão:

• RCC (Responsabilidades Chave de Cargo): É um documento que define a missão e as metas claras daquela pessoa no escritório. Pense no RCC como a “bússola” que mostra para onde o colaborador deve ir. Por exemplo, o RCC de um estagiário não é “ajudar no escritório”; é “garantir que todas as publicações do dia sejam lidas e cadastradas até as 11h”.

• POP (Procedimento Operacional Padrão): Se o RCC é a bússola, o POP é a “receita de bolo”. É um manual de instruções com o passo a passo detalhado de como executar aquela tarefa específica com a sua qualidade. Quando você documenta o seu jeito de trabalhar em um POP, qualquer pessoa que entrar no seu escritório conseguirá executar a tarefa sem precisar te perguntar o que fazer a cada 5 minutos.

3. A Mecânica do Treinamento em 3 Passos (Three-Step Training) 

Ter o documento na gaveta não basta, você precisa treinar o seu time de forma ativa. Pior do que treinar um funcionário e vê-lo sair, é não treinar e vê-lo ficar cometendo erros e gerando prejuízos no seu escritório. Abandone o “faz aí e me mostra” e aplique o treinamento em 3 passos:

• Passo 1 (Você faz, ele assiste): Você realiza a tarefa na frente do colaborador, usando o POP como guia, e explica os motivos de cada etapa. Dica de ouro: grave a tela do seu computador enquanto faz isso, criando um acervo de tutoriais. Assim, você nunca mais precisará repetir a explicação do zero para um novo contratado.
• Passo 2 (Ele faz, você assiste): O colaborador executa a tarefa enquanto você apenas observa de perto, corrigindo eventuais desvios em tempo real e garantindo que o padrão seja mantido.
• Passo 3 (Ele faz sozinho e você revisa): O colaborador executa a tarefa de forma independente, consultando o POP ou o vídeo gravado. Você apenas revisa o resultado final ou faz correções por amostragem.

Quando você aplica esse nível de acompanhamento, o seu colaborador foca em repetir aquela atividade diariamente e se torna um especialista, frequentemente fazendo o trabalho de forma mais rápida e melhor do que você mesmo faria.

Estruturar essa arquitetura, mapear os POPs vitais e organizar o treinamento da sua equipe exige um método validado. Você precisa de uma engenharia de processos desenhada para o seu modelo de negócio e eu não consigo explicar tudo isso em apenas um e-mail.

Se quiser mais informações sobre o assunto, clique nesse link aqui pra conversar com um de meus especialistas!

Um beeeeeijo, Euro 🚀

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